Confidentialité

Qui est responsable

OKTOPOD, SAS, Cité Numérique du Pensio, 4 rue du Pensio Nd de France, 43000 Le Puy-en-Velay, RCS Le Puy-en-Velay 852 857 234, société qui porte le projet okto.it. Pour toute question sur vos données : formulaire de contact ou contact@oktocloud.app.

Quand vous utilisez un service pour le compte de votre structure (par exemple envoyer des messages à vos contacts), c'est votre structure qui décide de ces données ; OKTOPOD les traite pour elle, en sous-traitant.

Votre compte et vos espaces

• Compte : nom et courriel, pour vous connecter à tous les services avec un seul compte. Base : l'exécution du service.
• Espaces : membres, rôles, formule, consommation et recharges, pour gérer l'accès et la facturation. Base : le contrat, et nos obligations comptables pour la facturation.
• Demande d'accès à la bêta : nom, courriel, structure, services souhaités, message et adresse IP. Le code de vérification envoyé par courriel expire après 15 minutes.
• Nous écrire : nom, courriel, objet, service et message, pour vous répondre ; l'adresse IP sert à limiter les abus (3 messages par heure).

Vos données de compte sont conservées tant que le compte est actif. Les demandes d'accès et messages de contact sont gardés le temps de vous répondre et de suivre la relation.

Ce que vous confiez aux services

• visio.okto.itImage et son de la réunion, transmis en direct ; nom affiché.Rien n'est enregistré. Vos réglages (nom, langue, arrière-plan) restent dans votre navigateur.
• voice.okto.itVoix et texte transcrits ou traduits, traités à la volée.Ni l'audio ni le texte ne sont conservés ; seuls des compteurs d'usage le sont.
• file.okto.itLes fichiers que vous envoyez.Supprimés automatiquement après 1, 7 ou 30 jours, selon votre choix.
• pdf.okto.itLes pages et documents à convertir.Non conservés après la conversion.
• sign.okto.itLe document, les signataires, les signatures et le journal de preuve (date, adresse IP, navigateur).Conservés pour servir de preuve de la signature ; les liens de signature expirent après 30 jours (90 au plus).
• msg.okto.itDestinataires et contenu des SMS et courriels envoyés.Contenu effacé après 30 jours, trace de l'envoi après 180 jours.
• call.okto.itNuméro de l'appelant, transcription et fiche de l'appel. Pas d'enregistrement audio.Transcriptions et fiches effacées après 90 jours.
• cal.okto.itRendez-vous pris : nom, courriel, téléphone et note de la personne.Tant que l'agenda existe ou jusqu'à sa suppression.
• pic.okto.itVos recherches et sélections de photos.Sélections supprimées après 7 jours (30 au plus).
• domain.okto.itCoordonnées du titulaire d'un nom de domaine.Le temps de l'enregistrement du nom, et transmises au registre comme la loi l'impose.
• flow.okto.itVos diagrammes et le courriel des personnes invitées.Jusqu'à leur suppression.
• app.okto.itVos applis, leurs données et vos échanges avec l'assistant.Jusqu'à leur suppression ou la fermeture de l'espace.

Comme sur tout service en ligne, les serveurs gardent des journaux techniques (adresse IP, page demandée, date) pour la sécurité et le bon fonctionnement.

Où sont vos données

Comptes, stockage des fichiers, courriels, conversion des PDF et visioconférence tournent sur l'infrastructure Oktocloud exploitée par OKTOPOD, hébergée dans l'Union européenne (voir les mentions légales). Certains services font appel à des prestataires, uniquement pour la fonction concernée :

• Google (Gemini) : transcription, traduction et voix de voice.okto.it, des sous-titres de visio.okto.it, du répondeur call.okto.it et de l'assistant vocal d'app.okto.it.
• Anthropic (Claude) : assistant d'app.okto.it.
• OVH : lignes téléphoniques de call.okto.it, enregistrement des noms de domaine de domain.okto.it.
• Pexels et Pixabay : recherche de photos de pic.okto.it (seuls les mots recherchés leur sont transmis).
• DigiCert et Sectigo : horodatage des signatures de sign.okto.it (seule une empreinte du document leur est transmise, pas son contenu).

Google et Anthropic peuvent traiter les données hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

Cookies

okto.it n'utilise que des cookies nécessaires au fonctionnement, sans mesure d'audience ni publicité ; aucun consentement n'est donc demandé.

• Session de connexion à chaque service : 12 heures.
• Étape de connexion et page de retour : 10 à 15 minutes.
• Codes de vérification (pdf, sign, file) : 15 minutes à 12 heures.
• Espace choisi, commun à tous les services : 1 an.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité, ou vous opposer à un traitement ou en demander la limitation : écrivez-nous par le formulaire de contact ou à contact@oktocloud.app. Nous répondons sous un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (cnil.fr).